Las 10 claves de una historia de salud, dinero y amor a través de las rondas de feedback

Mi experiencia en el delicado arte de cómo decirle a alguien que lo que te ha hecho con mucho amor no te sirve para nada.

Opinar es algo que a priori parece sencillo. En el sector del marketing, se recoge bajo el nombre de “feedback” a las opiniones que los ejecutivos que dirigen las cuentas realizan sobre los proveedores de producto (generalmente, diseño). Pero para tomarse en serio el feedback, hay que desprenderse de los tecnicismos del sector y entender que, en esencia, un feedback es cualquier momento en el que una persona le da su opinión a otra sobre un trabajo que ésta ha realizado. Cómo conduzco   Es por ello que esta guía no está enfocada a un tipo de trabajador, sino a cualquier persona que tenga que opinar o ser opinado, y que quiera hacerlo con la mejor de las intenciones.

1. Evita el síndrome “Tienes un minutito para una cosina de nada? Nos tomamos una cerve y te cuento”

hear me Una imagen vale más que mil palabras, pero una imagen mal explicada puede valer por dos mil palabras, diez correos y un montón de juramentos en vano. Por ello es imprescindible prestarle la misma atención a los canales de comunicación que a lo que vayas a decir. Las conversaciones habladas ayudan a la expresión, los emails constatan acuerdos y dejan pensamientos organizados, y los gestores de proyectos priorizan las tareas.

Siempre que te dispongas a hablar sobre el trabajo del que alguien se siente bien orgulloso, escoge bien las palabras, los acentos y hasta los gestos. Minimizar los malentendidos genera diez veces más buen rollo que todas las cervezas que prometas al principio.

Aquí yo siempre recomiendo un mix: te comento por escrito que lo he recibido o si hay comentarios claros (“lo quiero en rojo”), charlamos en persona o conference para librarnos de acentos o malentendidos, y luego elaboramos un acta informal por email de todo lo que se tiene que ejecutar, que ambos comunicadores tenemos que aprobar.

2. Busca un buen contexto

birdhouse Tanto si te han enviado un producto a evaluar como si lo creaste tú y vas a leer los comentarios, hazte un favor: controla tu entorno. Prepárate un café. Coge unas galletas. Sal a la calle a dar una vuelta. Cualquier cosa que haga que tu entorno sea relajado y sin influencias emocionales externas. Decir que somos objetivos y profesionales es muy bonito, pero la realidad es que cualquier ser humano mentalmente saludable es un poco más subjetivo si acaba de tener una discusión o lleva 10 horas sin comer.

Una buena práctica es reservar un periodo de tiempo para dar feedback: justo después de comer, a primera hora de la mañana… Entonces podrás concentrarte en ser una persona dispuesta a ser lo más objetiva posible.

3. Sabes que algo no te encaja. No lo escondas

cheesenip trap attract cheddar Antes de enviar un proyecto, o de dar una contestación, anota físicamente qué crees que pueden rebatir. Es normal y comprensible que al querer entregar lo mejor de ti, acabes omitiendo o minorando fallos o peros que en un principio detectaste. Recuerda siempre que el objetivo es llegar a un resultado, no tener razón.

4. Repasa la historia completa

content frames Ya tienes un entorno relajado y la lista de peros que pueden decirte, pero queda un tercer paso antes de empezar: recupera y repasa todo el material en que se basa ese trabajo. Al principio es absurdo, pero cuando un proyecto va ganando volumen, es común que los objetivos iniciales se diluyan y el material empiece a acumularse.

Repasa qué se ha de cambiar de la versión anterior y porqué, qué no hemos de hacer para repetir opciones descartadas y qué factores limitan los cambios (tiempo, presupuesto). Al final, tendrás una confianza titánica y los comentarios exactos que necesitas hacer.

5. Como decía mi madre: sé tu mismo

sticks Otra mala costumbre que tenemos cuando estamos en un entorno de trabajo es llenarlo todo de palabras formales y sesudas que añaden profundidad y profesionalidad a nuestro mensaje.

Tristemente, también lo diluyen. Si crees que la mejor forma de expresar lo que piensas es decir que “tiene que parecer menos un periódico de economía de los 70”, adelante. Siempre será mejor que perder unas valiosas horas pensando para al final decir que “tiene un concepto que no se asemeja al brief en la consolidación del diseño” y que, a efectos prácticos, no se entiende nada.

6. Reconoce que tu imaginación siempre va a superar a la realidad.

stone Claro que lo mejor es una lista de especificaciones claras. Por supuesto, en todos los estándares del proyect management y de la gestión laboral se dice hasta desfallecer que hay que ser concretos en las comunicaciones y sólo aportar lo que se puedan entender como requisitos.

Pero la triste realidad es que a veces simplemente sabes que el cliente quiere algo “muy de moda”, “parecido al rollo que lleva Apple” o que tu producto pretende ser “atemporal”, “abstracto” o “de concepto novedoso”. Y el problema no reside en no transmitir estos conceptos no cuantificables, sino en no hacerte una idea mental de lo que te vas a encontrar. Si no has sido capaz de acotarlo en algo objetivo, va a ser siempre interpretable.

7. Todo esto empezó por un motivo. Nunca lo olvides.

eggbulb Mantente firme en el objetivo del producto sobre el que opinas, como en cualquier negociación. El objetivo puede variar a lo largo del proyecto, pero nunca se puede perder en una ronda de feedback.

Por ejemplo, si un cliente te pide un coche que no cueste más de 90.000 euros, es lo que tienes que conseguir. Si a medio camino te gusta más un camión, empiezas a pedir cambios hacia camión, y al final puedes justificar que es algo más caro o que ha llevado más tiempo porque es un camión, el cliente va a decir que le da igual. Necesitaba un coche de 90.000 euros, y no lo tiene.

8. Lleva siempre un Porqué a todo

calltoaction El drama es inherente a todos los que trabajamos en publicidad, pero no es el mejor amigo de causar una buena impresión. Plantear un producto con un “TADAH” coloca a los presentes en la necesidad de dar su opinión inmediata de lo que les transmite. “Veo mucho colorido”, “Está como torcido”, “No te creas que me impacta”. Al opinar sobre el trabajo como conjunto, no se distinguen las decisiones masticadas de los factores más triviales.

Así que tanto si presentas un producto como si vas a emitir una opinión, haz como en el instituto: justifica tu respuesta. Añade un poco de contexto con cada entrega, qué dudas has tenido, qué otras opciones barajabas.

Ya para acabar, los dos últimos puntos van dedicados a tu salud mental y al ecosistema de tu lugar de trabajo.

9. Nunca caigas en el síndrome “Seguro que lo hace sólo por fastidiar”

ihateyou Tras haber recorrido los 8 puntos anteriores y en un proyecto de un número saludable de rondas de feedback (80 o similar), es probable que las relaciones entre proveedor de producto, equipos de gestión y departamentos implicados se parezcan bastante a una partida de Risk. Esto puede llegar a acabar con Recursos Humanos planificando un picnic de reconciliación o cosas peores, pero es fácilmente evitable.

Simplemente piensa siempre que el objetivo de todos es sacar el proyecto adelante. Ningún cliente, ningún compañero ni ningún proveedor es inherentemente malvado, o da un feedback solo por herir. Da igual quién tiene razón, quién es más importante o quién gana más dinero, lo único que hace que un proyecto termine es que esté completado. Y eso es bueno para todos y cada uno de los implicados.

Es muy importante que lo tengas siempre presente. Y si te flaquean las fuerzas, anotalo en un post-it y pégalo donde puedas verlo siempre.

10. Y recuerda: El miedo lleva a la ira, la ira lleva al odio, el odio lleva a diseños horribles y cien rondas de feedback.

evilenvelope Es lógico y normal que en algún punto las cosas se pongan calentitas. Es casi inevitable, ten en cuenta que estás juzgando el precioso bebé de alguien, que para él es siempre perfecto.

Por eso es imprescindible recordar siempre que hablamos de un producto comercial sobre el que alguien tiene la opinión final. Nosotros somos expertos cada uno en su área, y por ello nuestra responsabilidad consiste en asesorar sobre la mejor opción; pero llegado el momento si el dueño del producto no quiere la mejor opción, no es porque hayamos fallado como profesionales. No dejes nunca que cruce al terreno personal porque no se quedará ahí: te hará menos objetivo en la sucesión de tu trabajo.

Es posible que aún con todo, la situación sea difícil y el tiempo pase muy despacio. Escribo este artículo desde mi experiencia, y no desde una cátedra de gestión. Eso sí, con un poco de suerte y si seguís mis consejos, podrás ahorrarte un par de años en costes de psiquiatría, analgésicos y abogados de la Condicional.

(Todas las imágenes de este artículo son de la base SumAll)

Knowledge Manager & Sites Coordinator Vivo en la trinchera entre proveedores, departamentos de tecnología y divisiones comerciales. En mi día a día soy escritora de mails, conciliadora, confesora, Patricia en su diario y domadora de señores con dientes. En mis ratos libres como palomitas y leo libros de asesinos en serie. Perfil de Google+ de Laura Ruiz-Ocaña